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Certificat De Destruction : Que Dit La Loi ?

Ce n’est pas forcément une évidence pour tous : le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), bien connu dorénavant dans tous les services informatiques et juridiques, s’applique aussi aux archives papier.

 

La Loi est claire

Article 4, le RGPD définit le champ d’application : toutes les données « à caractère personnel », et « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. » Dans la lignée, la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) est également très claire : « Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé ; les fichiers sur papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions. »

Concrètement, nombre de documents qui encombrent bureaux, armoires ou caves sont ainsi concernés par cette obligation légale de destruction renforcée en 2018. De plus, la loi implique que cela soit fait en externalisation, par des spécialistes habilités à vous garantir que vos archives ne seront pas reconstituables ensuite (norme DIN 66399 par exemple). CKFD environnement est là aussi apporteur de solutions.

La durée de conservation est variable selon la nature des documents en question, même si l’article 5 du Règlement précise : « les données à caractère personnel doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. »

Dans le détail, par exemple :

-          2 ans après le dernier contact avec le candidat pour les CV ;

-          3 ans pour les coordonnées d’un client après la fin de la relation commerciale, ou d'un prospect ne répondant pas aux sollicitations ;

-          5 ans pour des fiches de paie et documents liés ;

-          10 ans pour un dossier médical.

 

Qu’est-ce qu’un certificat de destruction ?

La démarche est normée, pour l’entreprise qui sollicite un « destructeur » : d’abord, le système d’archivage doit répertorier et lister ce qui sera détruit. Ceci, afin de prouver que la destruction a bien eu lieu, en cas de contrôle, et que votre entité est bel et bien en conformité avec le strict cadre juridique.

Le certificat de destruction est le document qui vous sera transmis pour ce faire, contenant les détails de la destruction. C’est d’autant plus important que la responsabilité de l'entreprise, de l’entrepreneur, ou de l'organisation détentrice d'archives est engagée sur cette action. Toute personne est en effet en droit d’exercer ses droits de modification ou d’oubli, de même que la gestion de cette confidentialité peut être contrôlée par des organismes habilités (audit de sécurité par exemple). La réponse, ou le règlement du litige éventuel imposera la présentation de ce certificat.

Enfin, au-delà du fait d’échapper à d’éventuelles amendes ou pénalités plutôt sévères (4% du C.A. annuel, prison et plusieurs milliers d’euros selon les cas), cette démarche obligatoire est aussi une action responsable, puisqu’elle participe au recyclage et à la valorisation de ces matières (CKFD valorise 100 % des déchets collectés, pour rappel).

Collecte, transport, destruction et valorisation, puis certification : vous êtes tranquille.

  

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